W tym artykule:

Sprawne procesy płacowe to klucz do sukcesu każdej firmy. Dzięki nim można uniknąć błędów, zyskać czas na strategiczne działania i obniżyć koszty przetwarzania listy płac nawet o 80%. W tym artykule znajdziesz:

Praktyczną 15-punktową listę kontrolną efektywności listy płac
8 najczęstszych błędów na liście płac i 5 rozwiązań
Kroki mające na celu usprawnienie procesu płacowego
Jak nowoczesna technologia może pomóc w prawidłowej realizacji wypłat

‍

Lista Kontrolna Przetwarzania Listy Płac

Przed podjęciem kroków w celu zmiany lub ulepszenia systemu płacowego, warto zrozumieć skuteczność obecnego procesu. Szczere odpowiedzi na kilka kluczowych pytań są dobrym punktem wyjścia.

‍

Lista Kontrolna Efektywności i Wydajności Listy Płac

Zarządzanie listą płac: Czy obsługujesz listę płac samodzielnie, czy zlecasz to na zewnątrz? Jakie są koszty, efektywność procesu oraz częstotliwość i waga błędów w listach płac?
Czas i zasoby: Ile czasu i ilu osobom zajmuje obsługa listy płac w Twojej firmie każdego miesiąca/tygodnia?
Powtarzalne zadania: Ile czasu zespół ds. kadr/płac poświęca na powtarzalne zadania administracyjne?
Ręczne wprowadzanie danych: Ile czasu zespół ds. kadr/płac poświęca na ręczne wprowadzanie danych i obliczanie wynagrodzeń?
Błędy płacowe: Czy zespół ds. kadr/płac musi co miesiąc poprawiać wiele błędów? Jak często pracownicy zgłaszają błędy w listach płac?
Konsekwencje błędów: Jakie są konsekwencje i koszty błędów płacowych?
Baza danych pracowników: Czy posiadasz skuteczną i wydajną bazę danych pracowników? Czy jest ona dobrze zintegrowana z innymi systemami?
Terminy: Czy w ciągu ostatnich 3/6/12 miesięcy nie dotrzymano krytycznych terminów związanych z listą płac?
Rotacja pracowników: Czy w Twojej firmie występuje duża rotacja pracowników? Jakie są tego przyczyny?
Zadania strategiczne: Czy zespół kadrowo-płacowy ma wystarczająco dużo czasu na zadania strategiczne, działania employer brandingowe i zwiększanie zaangażowania pracowników?
Automatyzacja: Czy Twoja firma opiera się automatyzacji? Jakie są tego główne powody?
Elastyczność systemu: Czy Twój system płac jest wystarczająco elastyczny, aby dobrze działać w niestandardowych sytuacjach?
Problemy z listą płac: Jakie aspekty listy płac nie działają?
Alternatywne podejścia: Czy możesz wymyślić 2-3 alternatywne, niesprawdzone podejścia do zarządzania listą płac?
Technologie kadrowo-płacowe: Czy w pełni wykorzystujesz nowoczesne technologie kadrowo-płacowe?

‍

Najczęstsze Błędy Płacowe

Błędy płacowe wynikają z niewłaściwych procesów płacowych. Do najczęstszych błędów należą:

Marnowanie czasu i pieniędzy na ręczne przetwarzanie listy płac.
Błędne obliczanie wynagrodzeń i błędne klasyfikowanie pracowników.
Marnowanie czasu i pieniędzy na naprawianie błędów w listach płac.
Niska elastyczność systemu płacowego.
Niedotrzymywanie terminów list płac.
Słabe zarządzanie dokumentacją płacową.
Słaby proces płacowy.
Procesy płacowe spowalniające rozwój firmy.

‍

5 Rozwiązań Poprawiających Wydajność Listy Płac

Usprawnienie procesu płacowego: Upewnij się, że proces płacowy działa sprawnie, a system jest elastyczny. Skorzystaj z nowoczesnego systemu, aby zebrać wszystkie istotne informacje o swoich pracownikach.
Zadbaj o dokumentację płacową: Upewnij się, że administrator listy płac posiada wszystkie niezbędne informacje, dane i procesy do prawidłowej obsługi procesu płacowego. Ogranicz ręczne procesy płacowe do minimum.
Szybko rozwiązuj problemy z listą płac: Jeśli wystąpią błędy na liście płac, natychmiast je rozwiąż. W przypadku drobnych błędów można anulować listę płac, wprowadzić korekty i ponownie ją przetworzyć, uruchomić dodatkową ręczną listę płac lub dokonać korekt na następnej liście płac.
Rozwiązywanie problemów przed uruchomieniem listy płac: Uruchom kluczowe raporty przed przetworzeniem listy płac, np. podsumowanie potrąceń, aby wychwycić i zapobiec błędom. Przechowuj listę wszystkich zmian wprowadzonych w danym okresie rozliczeniowym.
Wykorzystaj automatyzację i sztuczną inteligencję: Kadry i płace potrzebują lepszych danych do podejmowania decyzji. Automatyzacja i nowoczesne oprogramowanie kadrowo-płacowe mogą pomóc analizować kluczowe dane i identyfikować trendy, a także punkty bólu, aby proaktywnie rozwiązywać problemy.

‍

Poprawa Wydajności Listy Płac w Celu Zwiększenia Rentowności

Dzień wypłaty jest bezpośrednio związany z rentownością i sukcesem firmy. Dlatego musisz:

Płacić swoim pracownikom prawidłowo i na czas za każdym razem.
Zarządzać listą płac w sposób płynny, inteligentny i uczciwy.

W przeciwnym razie ryzyko pomyłek i błędów związanych z listą płac jest wysokie. Będziesz mieć również mniej czasu na strategiczne działania HR i budowanie wspaniałej kultury firmy. Dlatego też lista płac odgrywa kluczową rolę w utrzymaniu pracowników. Jest to również obszar, w którym można zautomatyzować niepotrzebną pracę.

Ponieważ ręczne sporządzanie listy płac jest obecnie zbyt ryzykowne, zautomatyzowana lista płac może być najbezpieczniejszym rozwiązaniem:

Zapewniać prawidłowe podstawy, takie jak wypłacanie pracownikom wynagrodzeń dokładnie, na czas i z pełnymi informacjami na odcinku wypłaty.
Minimalizować liczbę błędów i obniżać koszty przetwarzania listy płac.
Zwiększać zadowolenie pracowników poprzez zapewnienie im większej elastyczności i kontroli.
Ochrona przed konsekwencjami prawnymi.
Ograniczać ręczną, powtarzalną pracę i procesy, które mogą być wykonywane przez narzędzia.
Zwolnić czas na działania strategiczne i angażujące pracowników.

‍

Kadry i Płace Kontra Wielka Rezygnacja: Podsumowanie

Zaangażowanie i utrzymanie pracowników jest obecnie największym wyzwaniem dla wielu działów HR. Jednym z rozwiązań jest więcej innowacji i automatyzacji. Lista płac to jeden z obszarów, który może zmienić zasady gry.

Efektywne procesy płacowe pomogą ci znaleźć czas na rzeczy, które się liczą. Dzięki automatyzacji powtarzalnych zadań możesz być dostępny dla swoich pracowników, gdy tego potrzebują. W ten sposób automatyzacja może poprawić zadowolenie i utrzymanie pracowników.

Symmetrical oferuje łatwe, zautomatyzowane usługi płacowe przy wsparciu dedykowanego zespołu ekspertów ds. płac, które pozwolą ci:

Położyć kres chaosowi płacowemu i kadrowemu poprzez automatyzację żmudnych zadań, takich jak ręczne wprowadzanie danych lub obliczenia.
Zatrudniać i wynagradzać pracowników w tańszy, łatwiejszy i bardziej zautomatyzowany sposób.
Połączyć wszystkie systemy związane z HR i zintegrować je w jeden zautomatyzowany proces.

Właściwe rozwiązanie płacowe, tj. automatyzacja połączona ze wsparciem ekspertów, ułatwia pracę. Gotowy, aby przenieść swoją listę płac (i biznes) na wyższy poziom?

‍