"Wcześniej spędzałam nawet dwie godziny na zbieraniu danych, a teraz to tylko pół godziny, bo wszystko mam w jednym miejscu."
Tribe47 to firma, która w krótkim czasie stała się cennym partnerem dla biznesów pragnących podbić rynek e‑commerce. Działa kompleksowo – od konsultingu po egzekucję strategii marketingowych. Sercem firmy są eksperci z obszaru digital marketingu i konsultanci, którzy współpracują z klientami projektowo lub długoterminowo.
Jednocześnie sama struktura Tribe47 jest wyjątkowo elastyczna. Na co dzień pracuje tam 10 osób zatrudnionych „na stałe”, lecz przy konkretnych projektach dołącza do nich od 60 do 80 specjalistów – w zależności od skali zleceń i zapotrzebowania na unikalne kompetencje.
„Jesteśmy firmą konsultingową i egzekucyjną w obszarze usług związanych z rozwojem e-commerce. Jesteśmy firmą usługową B2B. Nasz fokus jest na biznesach e-commerce’owych, w szczególności na brandach, które chciałyby mocno urosnąć w zakresie e-commerce albo dopiero wchodzą na ten rynek.”
— Martyna Łapaj, Tribe47
Ta rozbudowana forma współpracy – etaty, umowy zlecenia, umowy o dzieło, B2B – wymaga od działu HR i kadr szczególnej uważności. Zwłaszcza że tempo rozwoju Tribe47 od samego początku było wysokie, a używane narzędzia kadrowo-płacowe nie nadążały za nowoczesnymi standardami.
Jak wspomina Martyna Łapaj, Head of HR & Talent development, wsparcie zewnętrznego biura kadrowo-księgowego od dawna spełniało swoje zadanie w obszarze księgowości, ale w przypadku kadr pozostawiało pewien niedosyt:
„Od początku mieliśmy biuro kadrowo-księgowe, ale wyraźnie widzieliśmy, że skupia się ono głównie na księgowości, a kadry traktowane są raczej jako dodatek.”
Tribe47 to jednak firma, która stawia na digital i automatyzację. Tymczasem w sprawach kadrowych utknęła w realiach maili, plików Excel i niekończącego się przekazywania informacji między kilkoma stronami. Zamiast jednego, przejrzystego narzędzia, HR stał się biurokratyczną łamigłówką.
„Nie czułam, że jesteśmy aktywną częścią tego procesu — raczej jedynie informatorami. Kadry stały się czymś zupełnie oddzielnym od naszej codziennej pracy, a nam zależało na poczuciu kontroli i wglądu.”
W tak szybko rozwijającej się firmie nie można sobie pozwolić na długotrwałe przestoje czy chaos w obszarze HR. Dlatego zdecydowano się poszukać nowego podejścia – takiego, które nie tylko odciążyłoby dział HR, ale też w pełni wpisałoby się w nowoczesny, digitalowy styl Tribe47.
Wybór padł na Symmetrical – rozwiązanie, które łączy platformę HRM z profesjonalną obsługą kadrową. Dla zespołu Tribe47 kluczowe były dwie kwestie:
Proste w obsłudze narzędzie z intuicyjnym panelem. Ta transparentność i brak konieczności sięgania po dodatkowe systemy to coś, co w pełni zgrywa się z kulturą pracy Tribe47.
„Mnie najbardziej przekonało to, że Symmetrical ma platformę HRM z głównym panelem — nie jest wyłącznie usługą kadrową, ale też oprogramowaniem, do którego mam dostęp. Dzięki temu nie muszę korzystać z dodatkowych narzędzi.”
Firma nie chciała rezygnować ze swojego sprawdzonego, księgowego zaplecza. To wymagało połączenia dwóch światów: software’u Symmetrical i istniejącego już systemu finansowego.
„To był nasz deal breaker – zależało nam na integracji z dotychczasową księgowością. Dzięki waszej elastyczności mogliśmy z pełnym spokojem podjąć decyzję o współpracy.”
Symmetrical w Tribe47 nie pełni wyłącznie roli outsourcingu kadr. To także platforma HRM, która zbiera w jednym miejscu wszystkie dane i procesy związane z zatrudnieniem. Spośród jej funkcjonalności zespół najbardziej docenia:
„Zaczęliśmy niedawno przechodzić na Wasz system absencji. Ludzie są już przyzwyczajeni, że mają tam wszystkie informacje, więc to kolejne ułatwienie.”
Dodatkowo znacząco skrócił się czas poświęcany na przygotowanie list płac i weryfikację danych:
„Od kiedy mamy Symmetrical, zamiast zbierać dane przez dwie godziny, potrzebuję na to tylko około pół godziny, bo wszystko mam w jednym miejscu.”
Większa przejrzystość
Zespół HR w końcu zyskał jedno źródło prawdy – od stawek i umów, aż po terminy zakończenia współpracy.
„Wcześniej nie miałam pełnego wglądu we wszystkie dane, a teraz czuję, że mam kontrolę i dokładnie wiem, co się dzieje.”
Oszczędność czasu
Automatyzacja i zbieranie danych w jednym panelu uwolniły sporo czasu, który można przeznaczyć na działania strategiczne zamiast powtarzalnych zadań.
Bieżące wsparcie
Model „kadry plus software” oznacza, że dostęp do specjalistów Symmetrical jest szybki i efektywny. W razie pytań czy potrzebnych korekt zawsze czuwa ktoś gotowy do pomocy.
Prosty onboarding użytkowników
Dla freelancerów i ekspertów B2B przejście na platformę jest intuicyjne, a wszelkie zmiany w umowach czy stawkach – bezproblemowe i wolne od nadmiaru maili.
Martyna Łapaj wyjaśnia, że największą siłą Symmetrical jest nowoczesne spojrzenie na kadry i płace. Wszystko to, co dotąd kojarzyło się z odręczną papierologią, tutaj zostało usprawnione technologią:
„Bardzo nowoczesne podejście do kadr, pokazujące, że procesy kadrowe można w pełni zautomatyzować i obsługiwać w oparciu o nowe technologie.”
Podkreśla też, że kombinuje się tu profesjonalne wsparcie kadrowe z przyjaznym oprogramowaniem, w którym cały zespół – niezależnie od formy współpracy – może łatwo aktualizować i przeglądać dane:
„Ja bym postawiła na formułę ‘kadry plus software’, bo właśnie ona daje realny wpływ na proces i pozwala wprowadzać zmiany w dowolnym momencie.”
Gdy zapytaliśmy o to, co najbardziej Tribe47 ceni w Symmetrical, najpełniej zabrzmiała odpowiedź:
„Opcja rozwoju. Widzę, że to jest proces, który może się zmieniać i iść do przodu, a wcześniej wszystko trochę stało w miejscu.”
