Outsourcing kadr i płac to rozwiązanie, które w ostatnim czasie zyskuje popularność. Sięgają po niego zwłaszcza te firmy, które szukają skutecznych sposobów na optymalizację kosztów, usprawnienie procesów administracyjnych oraz minimalizację ryzyka związanego z błędami w rozliczeniach pracowników. Z lektury tego artykułu dowiesz się, czym jest outsourcing kadrowo-płacowy, jakie przynosi korzyści, czy warto zdecydować się na outsourcing płac i kadr oraz czym właściwie różni się wewnętrzna obsługa kadrowo-płacowa od outsourcingu HR. A także jak wybrać firmę do outsourcingu kadr i płac.
Outsourcing kadr i płac polega na oddaniu zewnętrznej firmie odpowiedzialności za procesy kadrowe i płacowe, które w tradycyjnym modelu obsługiwane są przez wewnętrzny dział zajmujący się tzw. twardym HR-em, czyli kadrami i płacami. Są to najczęściej takie usługi kadrowo-płacowe jak m.in. zarządzanie dokumentacją pracowniczą czy naliczanie wynagrodzeń.
W ramach outsourcingu kadrowo-płacowego zewnętrzna firma przejmuje od działu HR przede wszystkim takie działania jak:
· prowadzenie dokumentacji pracowniczej – w ramach outsourcingu biuro kadrowo-płacowe zajmuje się kompletowaniem akt osobowych, obsługą urlopów, ewidencją czasu pracy, rozliczaniem różnego rodzaju świadczeń oraz wieloma innymi zadaniami związanymi z zarządzaniem dokumentacją kadrową.
· naliczanie wynagrodzeń – zewnętrzny dostawca usług kadrowo-płacowych odpowiada za właściwe naliczanie wynagrodzeń i sporządzanie listy płac. Uwzględnia przy tym wszystkie składniki pensji, premie, nadgodziny, a także potrącenia podatkowe i składki.
· rozliczenia z ZUS, urzędem skarbowym i innymi instytucjami – ważnym elementem obsługi kadrowo-płacowej jest także terminowe i poprawne sporządzanie i przekazywanie dokumentów rozliczeniowych, czyli np. deklaracji podatkowych, do odpowiednich instytucji – ZUS, US oraz PPK – wraz z odpowiednimi składkami.
· bieżąca obsługa spraw pracowniczych – zewnętrzna obsługa kadrowo-płacowa obejmuje także przygotowywanie umów o pracę, umów zlecenie i o dzieło, a także umów kontraktowych. I na bieżąco wspiera pracowników w kwestiach związanych z ich wynagrodzeniami, świadczeniami i innymi sprawami kadrowymi – na przykład wyręcza pracodawcę w onboardingu pracownika.
Wiele firm, które stoją przed koniecznością optymalizacji usług kadrowo-płacowych, zastanawia się: czy lepszym rozwiązaniem jest powierzenie tych działań specjalistycznym firmom zewnętrznym, czy może inwestowanie w zbudowanie wewnętrznych struktur? Wybór odpowiedniego modelu – outsourcing vs. in-house – zależy od wielu czynników, takich jak wielkość organizacji, specyfika branży czy dostępność zasobów kadrowych. Właśnie dlatego odpowiedź na pytanie, czy wybrać outsourcing kadrowo-płacowy czy in-house, będzie zależała od indywidualnych cech danej organizacji. Poniżej zebraliśmy kilka informacji, które ułatwią podjęcie decyzji.
Ważną kwestią, która może zadecydować o wyborze danej opcji oraz rozpoczęciu współpracy z konkretnym biurem kadrowo-płacowym są oczywiście ceny usług i pytanie: ile kosztuje outsourcing kadrowo-płacowy?Pamiętajmy, że w przypadku obsługi kadrowo-płacowej in-house firma ponosi koszty związane z utrzymaniem specjalistów, inwestycją w szkolenie pracowników oraz zakupem i bieżącą aktualizacją oprogramowania kadrowo-płacowego. Outsourcing kadr i płac często umożliwia znaczące ograniczenie wszystkich tych kosztów stałych. Firma otrzymuje bowiem dostęp do wyspecjalizowanych ekspertów oraz nowoczesnych systemów, płacąc jedynie stały miesięczny abonament, który bywa niższy niż łączne koszty zatrudnienia pracowników i utrzymania wewnętrznej infrastruktury. Z tego właśnie powodu znacznie korzystniejszym ekonomicznie rozwiązaniem jest outsourcing kadrowo-płacowy. Cennik takich usług może się różnić w zależności od wielkości firmy, zakresu powierzanych zadań oraz poziomu wyspecjalizowania usługodawcy. Małe firmy zazwyczaj muszą liczyć się z wydatkiem rzędu 50–100 zł netto miesięcznie za obsługę jednego pracownika, natomiast większe organizacje, korzystające z szerokiego pakietu usług i personalizowanych rozwiązań, mogą zapłacić od 30 do 70 zł netto za obsługę pojedynczego etatu. Ceny zazwyczaj negocjuje się indywidualnie w zależności od specyfiki działalności i wymagań klienta.
Outsourcing kadrowo-płacowy ma ważną przewagę nad obsługą kadrową in-house. Oferuje wysoką elastyczność i możliwość skalowania usług wraz z rozwojem firmy. W sytuacjach zmieniającej się liczby zatrudnionych, rosnącego wolumenu dokumentów kadrowo-płacowych czy konieczności szybkiego wdrożenia nowych regulacji prawnych, zewnętrzny partner zazwyczaj elastycznie dostosowuje swoje usługi do potrzeb klienta. W przypadku modelu in-house dopasowanie obsługi kadrowo-płacowej do dynamicznych zmian w firmie może wiązać się z dodatkowymi kosztami i dłuższym czasem realizacji.
Warto pamiętać także o tym, że outsourcing HR zapewnia dostęp do ekspertów specjalizujących się w prawie pracy, podatkach i przepisach dotyczących wynagrodzeń. Dzięki temu firma zyskuję gwarancję, że procesy kadrowe i płacowe zawsze są prowadzone zgodnie z aktualnymi regulacjami oraz trendami HR. Wewnętrzny dział HR, aby utrzymać wysoki poziom kompetencji, musi na bieżąco się szkolić, co generuje dodatkowe koszty.
Firma outsourcingowa często dysponuje również nowoczesnym oprogramowaniem automatyzującym obsługę kadr i płac. A to przekłada się na wysoką dokładność i szybkość realizacji zadań.
Podsumujmy najważniejsze zalety outsourcingu kadrowo-płacowego. Jakich korzyści może spodziewać się firma, która decyduje się na outsourcing kadrowo-płacowy? To przede wszystkim:
Jedną z najważniejszych korzyści outsourcingu kadr i płac jest zminimalizowanie ryzyka popełnienia błędów przy naliczaniu wynagrodzeń czy rozliczaniu się z instytucjami – ZUS-em czy organami podatkowymi. Profesjonalni dostawcy usług kadrowo-płacowych mają zazwyczaj popartą wszechstronnym doświadczeniem ekspercką wiedzę, posługują się sprawdzonymi procedurami i nowoczesnym oprogramowaniem. A to wszystko przekłada się na mniejszą liczbę pomyłek i błędów w rozliczeniach.
Outsourcing kadrowo-płacowy czy in-house? Jeśli wewnętrzny dział kadr jest nadmiernie obciążony zadaniami administracyjnymi, outsourcing kadr i płac jest w stanie uwolnić jego czas i go odciążyć – zwłaszcza od powtarzalnych, żmudnych zadań. W ten sposób specjaliści HR mogą skoncentrować się na strategicznych obszarach zarządzania zasobami ludzkimi, takich jak rozwój pracowników, planowanie ścieżek kariery czy budowanie marki pracodawcy.
Przepisy prawa pracy i prawa podatkowego ulegają częstym zmianom. A ich nieznajomość może skutkować karami finansowymi. Outsourcing płac i kadr daje gwarancję, że procesy kadrowo-płacowe są prowadzone w zgodzie z aktualnymi regulacjami, a żadna zmiana w prawie nie jest zaskoczeniem.
W dłuższej perspektywie korzystanie z zewnętrznej obsługi kadr i płac pozwala zyskać oszczędności – zarówno czasu jak i kosztów. Pomaga także zwiększyć efektywność zarządzania sprawami pracowniczymi. Firmy mogą szybciej reagować na zmieniające się warunki rynkowe i regulacyjne, a także unikać kosztownych pomyłek i potencjalnych sporów z pracownikami.
Oprócz licznych korzyści korzystanie z outsourcingu kadr i płac może przysporzyć organizacjom również pewnych obaw. Najczęściej są to:
Współpraca z zewnętrznym dostawcą może wiązać się z koniecznością ustalenia jasnych zasad komunikacji i dzielenia się informacjami. W przypadku braku odpowiednich procedur lub narzędzi do wymiany danych mogą pojawić się problemy z przepływem informacji. Dlatego tak ważne jest, aby wybierać partnerów, którzy zapewniają sprawną komunikację (zwłaszcza poprzez preferowane przez firmę kanały kontaktu) oraz stałego opiekuna klienta.
Bezpieczeństwo danych w outsourcingu HR to bardzo ważny element współpracy. Właśnie dlatego przed podjęciem decyzji o przekazaniu jakichkolwiek danych pracowniczych zewnętrznej firmie warto upewnić się, że spełnia ona najwyższe standardy bezpieczeństwa, posiada certyfikaty bezpieczeństwa oraz wykorzystuje odpowiednie zabezpieczenia technologiczne (szyfrowanie danych, wielopoziomowe systemy uwierzytelniania). Wybór sprawdzonego dostawcy minimalizuje ryzyko wycieku danych oraz związanych z tym konsekwencji prawnych.
Aby outsourcing kadr i płac przyniósł firmie oczekiwane korzyści, w pierwszej kolejności trzeba zadbać o wybór sprawdzonego dostawcy usług outsourcingu kadr i płac. Następnie warto precyzyjnie określić zakres obowiązków i wymagań wobec firmy outsourcingowej i ustalić z nią jasne zasady komunikacji i raportowania. Z kolei regularne audyty i monitorowanie efektywności pozwolą na bieżąco kontrolować jakość usług, a w razie potrzeby – wdrożyć odpowiednie zmiany. Dzięki tym wszystkim działaniom zwiększymy prawdopodobieństwo, że outsourcing kadr i płac będzie skutecznym wsparciem wewnętrznego działu HR w zadaniach związanych z kadrami i płacami, a efekty tych usprawnień będą widoczne w działaniu całej organizacji.
Czym się kierować, gdy stoimy już przed decyzją o wyborze firmy świadczącej usługi kadrowo-płacowe? Podpowiadamy kilka elementów, na które warto zwrócić szczególną uwagę:
Każda organizacja ma inne wyzwania, potrzeby i oczekiwania dotyczące obsługi kadr i płac. Właśnie dlatego ostateczna decyzja o rozpoczęciu outsourcingu kadr i płac zależy od indywidualnych wymagań firmy. Pamiętaj, że outsourcing kadrowo-płacowy często pozwala obniżyć koszty i zwiększyć bezpieczeństwo oraz szybkość procesów administracyjnych. Daje też bieżący dostęp do wiedzy i doświadczenia ekspertów oraz zaawansowanych narzędzi. I dzięki temu znacznie minimalizuje ryzyko pojawienia się błędów i kar administracyjnych.
To wszystko sprawia, że zewnętrzna obsługa kadr i płac może być korzystnym rozwiązaniem zwłaszcza dla tych organizacji, które chcą skupić się na rozwoju swojej głównej działalności, a jednocześnie mieć pewność, że kadry i płace są pod profesjonalną opieką.
Jeżeli nadal zastanawiasz się, czy warto zdecydować się na outsourcing kadrowo-płacowy, rozważ porównanie kosztów outsourcingu i wewnętrznego działu HR oraz przeanalizuj długofalowe korzyści obu opcji. Może się bowiem okazać, że w Twoim przypadku dopasowany do indywidualnych potrzeb outsourcing HR będzie optymalnym wyborem, ponieważ ułatwi sprawne funkcjonowanie przedsiębiorstwa w bardzo dynamicznie zmieniającym się otoczeniu prawnym i rynkowym, z którym mamy do czynienia w dzisiejszych czasach.
Umów się na demo, aby zobaczyć, jak Symmetrical automatyzuje większość procesów kadrowo-płacowych i odciąża Twoją firmę
.png)
.png)
.png)
