Regulamin Usług Symmetrical

Tytuł dokumentu

Data obowiązywania

Od 26.01.2023

Regulamin Usług Symmetrical (plik pdf do ściągnięcia)

1. Definicje

a) Aplikacja www – jeden z modułów Systemu, funkcjonujący w postaci aplikacji dostępnej za pośrednictwem przeglądarki internetowej, umożliwiający wskazanym przez Partnera Użytkownikom korzystanie z określonych funkcjonalności Systemu.

b) Dni robocze – dni od poniedziałku do piątku, z wyłączeniem dni ustawowo wolnych od pracy.

c) Elektroniczna dokumentacja pracownicza – oznacza obsługę dokumentacji związanej z zatrudnieniem pracowników etatowych i zleceniobiorców/wykonawców wyłącznie w formie elektronicznej na podstawie przekazanych elektronicznych kopii dokumentów i przy użyciu systemu informatycznego Symmetrical.

d) Godziny robocze – godziny pomiędzy 8 a 17 w Dniu roboczym.

e) Koordynator – osoba wskazana przez Partnera, w szczególności do przekazywania danych, wymiany informacji, koordynowania współpracy oraz akceptowania treści marketingowych i stosownych zgód RODO. Koordynator upoważniony jest w szczególności do podejmowania decyzji w wypadkach, w których zgodnie z Umową ramową lub Regulaminem wymagane jest robocze uzgodnienie stanowisk, zgłoszenie określonego zdarzenia lub zlecenie wykonania określonych czynności. Koordynator z ramienia Partnera jest administratorem konta w Systemie.

f) Miesiąc – jest to miesiąc kalendarzowy, w którym wynagrodzenie danego Współpracownika zostało naliczone przez Symmetrical.

g) Obsługa bankowa – realizacja przelewów wynagrodzeń z rachunku Partnera.

h) Prowadzenie papierowej dokumentacji pracowniczej – oznacza prowadzenie dokumentacji związanej z zatrudnieniem pracowników etatowych i zleceniobiorców/wykonawców w formie papierowej.

i) Regulamin – niniejszy regulamin.

j) Symmetrical – Symmetrical Payroll PL Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Krakowie, ul. Czyżówka 14/2.7, 30-526 Kraków, Polska, wpisana do KRS (XI Wydział, Sąd Rejonowy dla Krakowa Śródmieścia w Krakowie) pod numerem KRS 0000916953, NIP 9452247146, odpowiedzialny jako usługodawca usługi elektronicznej za obsługę Aplikacji mobilnej i Aplikacji www oraz rozliczenia kadrowo-płacowe.

k) Symmetrical Labs – Symmetrical Labs Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Warszawie, ul. Rozbrat 6/17, 00-451 Warszawa, Polska, wpisaną do rejestru przedsiębiorców KRS (XII Wydział, Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy) pod numerem KRS 0000775925, o numerze NIP 7010911511, odpowiedzialna za zapewnienie Platformy Symmetrical.

l) System – system informatyczny stworzony, rozwijany i utrzymywany przez Symmetrical Labs sp. z o.o. służący do kompleksowej obsługi usług oferowanych przez Symmetrical, do którego Symmetrical przysługuje licencja z prawem udzielania sublicencji w zakresie niezbędnym do wykonania postanowień Regulaminu, zwany również Platformą Symmetrical.

m) Błąd krytyczny – uniemożliwiający korzystanie z Systemu w sposób uzgodniony przed zawarciem Umowy Ramowej. Symmetrical zapewnia czas reakcji 12h i rozwiązanie problemu w ciągu 36h na zgłoszony przez Partnera błąd krytyczny.

n) Błąd niekrytyczny – błąd inny niż krytyczny. Symmetrical zapewnia czas reakcji 48h i rozwiązanie problemu w ciągu 96h na zgłoszony przez Partnera błąd niekrytyczny.

o) Umowa ramowa – umowa ramowa pomiędzy Partnerem i Symmetrical, na podstawie której Partner uprawnione jest do korzystania z usług Symmetrical, których koszt ponoszony jest przez Partnera w zakresie określonym w tej Umowie oraz w niniejszym Regulaminie.

p) Partner – korzystający z usług Symmetrical na podstawie Umowy ramowej, posiadający dostęp do Systemu, w którym może korzystać z funkcjonalności określonych w pkt 7 Regulaminu.

q) Należność – kwota miesięczna przysługująca współpracownikowi w danym miesiącu rozliczeniowym, wyliczana zgodnie z założeniami wynikającymi z postanowień umowy zlecenie lub umowy o współpracy.

r) Współpracownik – osoba współpracująca z Partnerem (na podstawie umowy o pracę, umowy zlecenie, umowy o świadczenie usług lub umowy o współpracy).

s) Usługi – usługi Symmetrical polegające na stałej obsłudze kadrowo-rozliczeniowej, opcjonalnie: zautomatyzowanym zarządzaniu współpracownikami oraz umożliwiające automatyzację rozliczeń, wynikających z faktu zatrudniania współpracowników na podstawie:

a) umów cywilno-prawnych,

b) umów o świadczenie usług (B2B),

c) umowy o pracę (UoP). Zakres ww. usług opisują Załączniki 2a, 2, 2c i 2d.

t) Użytkownik – współpracownik Partnera, który za pośrednictwem Aplikacji mobilnej lub innego rozwiązania IT posiada możliwość korzystania z różnych usług świadczonych przez Symmetrical.

u) Aktywny użytkownik B2B - współpracownik Partnera wprowadzony na platformę i posiadający na niej status Aktywny. Na status Aktywny Użytkownik B2B nie ma wpływu to, czy współpracownik otrzymał dostęp do Platformy i aktywnie z niej korzysta.

v) Wdrożenie - określenie harmonogramu wdrożenia drogą mailowa; analiza procesu rozliczeń klienta, w tym analiza historycznych rozliczeń oraz potencjalnych elementów poprawy procesu; migracja danych (dane kadrowe, płacowe, w tym dane historyczne) na podstawie danych dostarczonych przez klienta w formacie określonym przez Symmetrical; sign-off gotowości do rozliczeń; przygotowanie platformy i przekazanie dostępu do platformy klientowi.

w) Opłata wdrożeniowa - koszt Wdrożenia Partnera za przeprowadzenie Wdrożenia.

2. Definicje wyjaśnione w punkcie 1 Regulaminu Usług Symmetrical odnoszą się również do pojęć użytych w Umowie Ramowej.

SYMMETRICAL.AI Limited., z siedzibą w Suite 1, 3rd Floor 11 - 12 St. James's Square, Londyn, Wielka Brytania, SW1Y 4LB, wpisana do rejestru Companies House pod numerem 11843660.

Wyjaśnienie

Symmetrical.ai jest brytyjską spółką, która jest właścicielem Symmetrical Labs i Symmetrical Financials; pełni głównie funkcję holdingową (wspiera zarządzanie grupą Symmetrical).

SYMMETRICAL LABS SP. Z O.O. z siedzibą w Warszawie przy ul. Rozbrat 6/17, 00-451 Warszawa, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy w Warszawie, XII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego, pod numerem KRS 0000747407, NIP 7010850471, kapitał zakładowy: 300.000 zł opłacony w całości.

Wyjaśnienie

Symmetrical Labs jest polską spółką technologiczną dostarczającą rozwiązania informatyczne niezbędne do prawidłowego funkcjonowania usług finansowania wynagrodzeń.

SYMMETRICAL FINANCIALS SP. Z O.O. z siedzibą w Warszawie przy ul. Rozbrat 6/17, 00-451 Warszawa, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy w Warszawie, XII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego, pod numerem KRS 0000775925, NIP 7010911511, kapitał zakładowy: 200.000 zł opłacony w całości.

Wyjaśnienie

Symmetrical Financials jest polską spółką finansową będącą pośrednikiem kredytowym zarejestrowanym przez Komisję Nadzoru Finansowego oraz instytucją pożyczkową, która dostarcza produkty finansowe w ramach usług finansowania wynagrodzeń.

3. Postanowienia dodatkowe

a) Dla uniknięcia jakichkolwiek wątpliwości, Symmetrical oświadcza, iż usługi realizowane na podstawie Regulaminu nie są doradztwem podatkowym w rozumieniu Ustawy o doradztwie podatkowym.

b) Symmetrical zobowiązuje się do świadczenia Usług przy zachowaniu najwyższej staranności, korzystając z dostępnych na rynku rozwiązań, metod, technik i narzędzi związanych z zarządzaniem zasobami ludzkimi oraz prowadzeniem spraw kadrowo-płacowych.

c) W ramach realizacji Usług naliczać będzie wynagrodzenie osobom zatrudnionym lub współpracującym z Partnerem i przygotowywać będzie m.in. listy płac oraz paczki przelewów na rachunkach bankowych. W przypadku nieprowadzenia obsługi przelewów bankowych przez Symmetrical, Partner zobowiązuje się do terminowej realizacji tak przygotowanych przez Symmetrical przelewów, a w przypadku jakichkolwiek opóźnień czy zmian z tym związanych – do niezwłocznego poinformowania Symmetrical o tym fakcie.

d) Obowiązek wpłacania zaliczek na poczet podatków i składek ZUS spoczywać będzie na Partnerze, natomiast składanie stosownych deklaracji w odpowiednich urzędach spoczywać będzie na Symmetrical.

e) Partner upoważnia Symmetrical do podpisywania deklaracji podatkowych, ZUS oraz do reprezentowania przed tymi urzędami, w zakresie dotyczącym obsługi kadrowo-płacowej, obejmującej tylko okres współpracy. Symmetrical nie odpowiada za obsługę kadrowo-płacową podczas kontroli obejmującą okres przed rozpoczęciem współpracy. Aby umożliwić realizację tych obowiązków przez Symmetrical, Symmetrical może uzależnić rozpoczęcie świadczenia Usług od udzielenia przez Partnera stosownego pełnomocnictwa w odrębnym od Regulaminie dokumencie oraz dostarczyć go do Symmetrical w wymaganej formie.

f) Symmetrical zgłosi w imieniu Partnera właściwemu miejscowo urzędowi skarbowemu swoje dane jako wyznaczonej osoby, obowiązanej do obliczania podatków, w zakresie dotyczącym obsługi kadrowo-płacowej.

g) Powierzone dokumenty i ich kopie są przechowywane w sposób zapewniający ich bezpieczeństwo oraz uniemożliwiający dostęp do nich osobom nieupoważnionym.

h) Symmetrical zobowiązuje się, na żądanie Partnera, w terminie wymaganym przepisami prawa, w przypadku braku takich terminów udostępnienie nastąpi niezwłocznie, nie szybciej niż wciągu 2 dni roboczych, udostępnić mu lub osobom przez niego upoważnionym, wszelkie dokumenty Partnera i informacje związane ze świadczeniem Usług a w szczególności, że zapewni dostępność dokumentów oraz informacji do badania przez uprawnione organy kontroli zewnętrznej.

i) Symmetrical nie ponosi odpowiedzialności za prawidłowość dostarczonych przez Partnera dokumentów potrzebnych do rozliczeń kadrowo-płacowych oraz dokumentów zgłaszanych do ZUS lub innych urzędów na potrzeby świadczonych Usług.

4. W celu świadczenia Usług niezbędna jest bieżąca wymiana aktualnych i poprawnych danych pomiędzy Stronami, w związku z tym:

a) Partner i Symmetrical zobowiązują się do wymiany danych o Współpracownikach, oraz związanych z tym rozliczaniem. W przypadku korzystania z Systemu Symmetrical, Partner może dane z Systemu wyeksportować do pliku celem wykorzystania ich w swoich rozwiązaniach informatycznych. Partner udostępnia dane Symmetrical ręcznie wprowadzając je do Systemu lub importując metodą plikową.

b) Dodatkowo Partner upoważnia Symmetrical do bezpośredniego pobierania niezbędnych danych o Współpracownikach oraz związanych z tymi danymi rozliczeniami z wykorzystaniem technologii API.

c) Strony zobowiązują się niezwłocznie poinformować o zapytaniach i kontrolach zewnętrznych podmiotów (w szczególności takich jak Urząd Skarbowy, ZUS, PIP) dotyczących realizacji Usług i współpracować w toku udzielania odpowiedzi lub przeprowadzania tych kontroli.

d) Partner zobowiązuje się współdziałać przy realizacji Usług, w szczególności terminowo, nie później niż w terminie 3 dni roboczych przed datą wypłaty wynagrodzeń Współpracownikom, przekazywać Symmetrical wszelkie, niezbędne do prawidłowego i terminowego wykonania Usług, dokumenty, informacje oraz materiały. W przypadku niewywiązania się z tego terminu przez Partnera, Symmetrical nie ponosi odpowiedzialności za uchybienia postanowieniom umownym, wynikającym bezpośrednio z niewłaściwego działania lub zaniechania Partnera.

e) Partner zobowiązane jest do niezwłocznego dostarczania na każde żądanie Symmetrical wszelkich informacji, dokumentów, danych niezbędnych do prowadzenia prawidłowej obsługi kadrowo-płacowej przedsiębiorstwa Partnera.

f) Symmetrical zobowiązuje się do prowadzenia dokumentacji elektronicznej na podstawie przekazanych skanów dokumentów, jeśli wynika to z zakresu Usług na podstawie otrzymanych od Partnera informacji z zachowaniem zasad należytej staranności i w sposób zgodny z obowiązującymi przepisami prawa i zasadami etyki zawodowej.

g) Do obowiązków Symmetrical nie należy badanie autentyczności przekazanych mu przez Partnera dokumentów związanych z wykonaniem przez Symmetrical obowiązków wynikających z Regulaminu i Umowy ramowej.

h) Strony ustalają, iż Symmetrical swoje obowiązki wynikające z Regulaminu realizować będzie m.in. w oparciu o rozwiązania informatyczne:

i. program kadrowo-płacowy Enova,

ii. system informatyczny Symmetrical.

5. Symmetrical uprawnione jest do:

a) Dodawania nowych funkcjonalności Systemu lub Aplikacji mobilnej bez zgody Partnera, przy czym korzystanie z tych funkcjonalności musi być bezpłatne lub w przypadku pobierania za nie opłaty korzystanie z nich musi być dobrowolne.

b) Dodawania nowych usług dodatkowych, z których korzystanie nie jest obowiązkowe.

c) Zlikwidowania funkcjonalności lub wycofania usługi dodatkowej, przy czym Partner powinien zostać o tym poinformowany z co najmniej 7-dniowym wyprzedzeniem.

6. Reklamacje

a) Symmetrical rozpatruje reklamacje zgłoszone mailowo na support@symmetrical.ai lub pisemnie na adres korespondencyjny Symmetrical, a także przekazane w trybie roboczym wskazanemu Koordynatorowi.

b) Reklamacja powinna zawierać możliwie kompletny opis okoliczności i roszczenia Partnera.

c) Symmetrical rozpatruje reklamację w terminie 7 dni od jej otrzymania. Jeśli z uwagi na skomplikowany charakter sprawy nie jest możliwe rozpatrzenie reklamacji w tym terminie,Symmetrical niezwłocznie poinformuje o tym Partnera i wyznaczy termin rozpatrzenia reklamacji nie dłuższy niż 21 dni od jej otrzymania.

7. Licencja

a) System stanowi własność Symmetrical Labs sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie, przy czym

i. w okresie świadczenia Usług Partner uzyskuje prawo do korzystania z funkcjonalności Systemu:

1. zarządzanie pracownikami,

2. zarządzanie nieobecnościami i obsługa wniosków urlopowych,

3. definiowanie struktury organizacyjnej,

4. elektroniczne podpisywanie dokumentów,

5. powiadomienia o kończącej się ważności dokumentów,

6. generowanie i udostępnianie pasków wypłat. Na mocy Regulaminu i na warunkach w nim określonych Symmetrical udziela Partnerowi niewyłącznej i nieograniczonej terytorialnie licencji na korzystanie z Systemu. Licencja udzielana jest na czas trwania Usług i wygasa z chwilą zaprzestania ich świadczenia. Wygaśnięcie licencji nie ma wpływu na dopuszczalność korzystania z dokumentów i materiałów wytworzonych za pośrednictwem Systemu w trakcie trwania licencji, które nie jest ograniczone w czasie. Z zastrzeżeniem celu udzielenia licencji, licencja udzielana jest na następujących polach eksploatacji:

1. wprowadzanie do pamięci komputera,

2. wyświetlanie,

3. użytkowanie w ramach pełnej dostępnej funkcjonalności,

4. udostępnianie za pomocą Sieci Internetowej lub innej sieci typu WAN,

5. drukowanie,

6. powielanie.

ii. na wypadek ustalenia w toku świadczenia Usług, że zakres pól eksploatacji, na których Partner korzysta z funkcjonalności Systemu jest szerszy, niż wynikający z Regulaminu, Symmetrical zobowiązuje się udzielić Partnerowi licencji na tych polach eksploatacji, bez wezwania, w umowie z Partnerem, tak jak, gdyby licencja na tych polach eksploatacji została udzielona już na etapie wyrażenia zgody na brzmienie Regulaminu;

iii. licencja nie upoważnia Partnera do dokonywania jakichkolwiek opracowań Systemu, w tym do ingerowania w System, modyfikacji jego kodu źródłowego lub warstwy wizualnej;

iv. Symmetrical gwarantuje, że jest uprawniony do udzielenia licencji w powyższym zakresie, a korzystanie przez Partnera i Użytkowników z Systemu zgodnie z przeznaczeniem nie naruszy jakichkolwiek praw osób trzecich. W razie naruszenia praw osób trzecich na skutek korzystania z Systemu zgodnie z jego przeznaczeniem, Symmetrical zobowiązuje się zwolnić Partnera i Użytkowników z wszelkich roszczeń kierowanych przez osoby trzecie oraz zwrócić im wszelkie poniesione z tego tytułu koszty;

v. Symmetrical oświadcza, że jest uprawniony do udzielania licencji do oprogramowania należącego do Symmetrical Labs sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie oraz deklaruje, że uzgodnione wynagrodzenie za świadczenie usług pokrywa koszt licencji.

8. Poufność

a) Symmetrical jest zobowiązane do zachowania w tajemnicy wszelkich informacji dotyczących współpracy z Partnerem, a stanowiących jego tajemnicę przedsiębiorstwa. Obowiązek ten trwa w okresie obowiązywania Umowy ramowej i 3 lata po jej rozwiązaniu.

b) Po zakończeniu współpracy Partner może zażądać wydania kopii danych przetwarzanych w Systemie oraz potwierdzenia usunięcia wszystkich danych przez Symmetrical, których zachowanie nie jest wymagane odrębnymi przepisami. Uprawnienie to realizowane jest z poszanowaniem zasad wynikających z przepisów prawa, w tym uprawnień i obowiązków nałożonych na Symmetrical.

c) W toku świadczenia Usług Partner pozostaje właścicielem i dysponentem danych przetwarzanych w Systemie, z zastrzeżeniem postanowień dotyczących danych osobowych.

d) Strony uprawnione są do ujawniania faktu współpracy, w szczególności w celu prowadzenia działań marketingowych i PR.

e) Symmetrical, bez uszczerbku dla obowiązku ochrony danych osobowych i tajemnicy przedsiębiorstwa Partnera uprawnione jest do wykorzystywania anonimowych danych statystycznych, w szczególności w formie opracowań, raportów i analiz, w celu rozwoju Systemu (np. jego optymalizacji lub budowy nowych funkcjonalności), a także w celu prowadzenia działań z obszaru zarządzania ryzykiem, bezpieczeństwa lub sprzedaży usług własnych.

9. System

a) Symmetrical – w związku z funkcjonowaniem Systemu – zobowiązuje się do:

i. zapewnienia dostępności swoich rozwiązań technicznych wykorzystywanych w procesie korzystania przez Użytkowników z Systemu przez 24 h na dobę 7 dni w tygodniu na poziomie 99 %, która to dostępność jest mierzona na podstawie monitoringu dostępnego pod adresem https://status.symmetrical.ai/;

ii. zapewnienia dostępności wsparcia technicznego dla Partnera dostępnego w godzinach 9-16 za pośrednictwem adresu email: support@symmetrical.ai;

iii. zapewnienia czasu reakcji 12h na zgłoszenie przez Partnera błędu krytycznego i czasu reakcji 48h w przypadku błędu niekrytycznego. Zapewnienia Rozwiązania problemu w ciągu 36h w przypadku błędu krytycznego i 96h w przypadku błędu niekrytycznego. Symmetrical zapłaci Partnerowi karę umowną w wysokości 5% wynagrodzenia należnego Symmetrical za poprzedni miesiąc kalendarzowy za każdy przypadek przekroczenia przez Symmetrical terminu Czasu reakcji lub terminu na Rozwiązanie problemu (przywrócenie pełnej funkcjonalności Systemu od momentu przyjęcia przez Symmetrical zgłoszenia), przy czym w pierwszym miesiącu kalendarzowym od zawarcia Umowy przez Strony kara ta liczona jest od stałej kwoty wynagrodzenia należnego Symmetrical wskazanego w Umowie. Klient przedstawi udokumentowane koszty, które poniósł w związku z przerwą działalności systemu;

iv. monitorowania działania Systemu. Monitoring obejmuje występowanie błędów krytycznych lub incydentów z zakresu bezpieczeństwa IT.

b) Zgłoszenia błędów dokonane przed godziną 9.00 uznaje się za dokonane o godzinie 9.00. Zgłoszenia błędów dokonane po godzinie 16.00 uznaje się za dokonane w dniu następnym o godzinie 9.00.

c) Strony zobowiązują się wzajemnie:

i. do niezwłocznego informowania o błędach krytycznych,

ii. do informowania o błędach niekrytycznych najpóźniej w drugim dniu roboczym od wykrycia.

d) Przerwy techniczne dłuższe niż 5 minut, wynikające z prac zaplanowanych przez jedną ze Stron, uniemożliwiające prawidłowe korzystanie z Systemu mają być zgłaszane pozostałym Stronom z przynajmniej 1-dniowym wyprzedzeniem.

e) Planowane przerwy techniczne nie są uwzględniane przy weryfikacji % dostępności określonego w Regulaminie.

f) Jednorazowo planowana przerwa techniczna nie może przekroczyć 12 godzin.

g) Zaplanowane przerwy techniczne muszą być oddzielone okresem 48 godzin dostępności Systemu.

10. Dane osobowe

a. W przypadku korzystania z Usług z wykorzystaniem Systemu Partner powierza przetwarzanie danych osobowych swoich potencjalnych współpracowników i współpracowników Symmetrical w celu realizacji Usług, w szczególności w celu prawidłowego realizowania procesów kadrowych przez System. Partner samodzielnie decyduje o tym jakie dane ulegają powierzeniu poprzez ich wprowadzenie do Systemu.

b. We wskazanych powyżej przypadkach powierzenia podmiot przetwarzający zostanie lub został zobowiązany do:

i. zastosowania środków technicznych i organizacyjnych zapewniających ochronę przetwarzanych danych osobowych, a w szczególności do zabezpieczenia danych osobowych przed ich udostępnieniem osobom nieupoważnionym, zabraniem przez osobę nieuprawnioną, uszkodzeniem lub zniszczeniem;

ii. zapewnienia, aby osoby mające dostęp do danych osobowych były odpowiednio przeszkolone, posiadały stosowne upoważnienia i zachowywały przetwarzane dane w tajemnicy, przy czym obowiązek ten istnieje również po ustaniu zatrudnienia tych osób;

iii. prowadzenia dokumentacji opisującej sposób przetwarzania danych osobowych oraz środki techniczne i organizacyjne zapewniające ochronę przetwarzanych danych;

iv. udzielenia wsparcia powierzającemu (w szczególności niezwłocznie przekazać wszelkie niezbędne informacje i dokumenty) w celu realizacji praw i obowiązków wynikających z RODO w szczególności w zakresie żądań osób, których dane dotyczą oraz naruszeń ochrony danych;

v. umożliwienia powierzającemu przeprowadzanie kontroli czynności przetwarzania, a także czynności niezbędnych do bieżącego nadzorowania sposobu wykonywania tych czynności;

vi. informowania powierzającego o reklamacjach, skargach i innych pismach dotyczących ochrony danych osobowych;

vii. wykonywania wydawanych pisemnie lub w formie elektronicznej poleceń powierzającego działającego jako administratora danych;

viii. usunięcia danych na żądanie powierzającego, w szczególności po zakończeniu współpracy.c. Symmetrical zapewnia, że wszystkie dane przetwarza na terenie Europejskiego Obszaru Gospodarczego i nie udostępnia im żadnym podmiotom trzecim funkcjonującym poza EOG. Udostępnianie danych podmiotom trzecim odbywa się jedynie na podstawie obowiązków wynikających z przepisów prawa. Podczas przetwarzania Symmetrical korzysta z podwykonawców w obszarze usług IT, w szczególności dostawców rozwiązań chmurowych. Ze swoimi podwykonawcami Symmetrical zawiera umowy powierzenia przetwarzania danych zapewniające odpowiedni poziom ochrony danych osobowych.

d. Każda ze Stron w związku z wykonywaniem Usług oraz z uwagi na obowiązki wynikające z przepisów prawa staje się administratorem danych osobowych osób będących reprezentantami Stron i osobami wyznaczonymi przez każdą ze Stron do wykonywania Usług. W związku z czym Strony wzajemnie dostarczają sobie aktualną treść Polityki Prywatności i wzajemnie upoważniają się do przekazania treści tej Polityki Prywatności tym osobom.

e. W związku z wykonywaniem Usług Strony zobowiązują się do bieżącej współpracy w zakresie prawidłowego zabezpieczenia danych osobowych, dokonywania oceny ryzyka procesów przetwarzania, wykonywania zadań z zakresu nadzoru nad przetwarzaniem danych osobowych oraz w szczególności do współpracy przy zapobieganiu, wyjaśnianiu i badaniu wszelkich incydentów z zakresu bezpieczeństwa oraz prawidłowości przetwarzania danych osobowych.

11. Komunikacja

a. W przypadku gdy Regulamin lub Umowa ramowa wymaga oświadczenia, zawiadomienia, prośby, zgody lub wymiany innej korespondencji pomiędzy Stronami korespondencja taka może być przesłana za pośrednictwem Systemu lub poczty elektronicznej. Forma pisemna korespondencji zastrzeżona jest tylko w wypadku, gdy wynika to wprost z przepisów prawa lub Regulaminu. Korespondencje lub dyspozycję przekazaną za pośrednictwem Systemu lub poczty elektronicznej uznaje się za doręczoną w następnym dniu roboczym po jej wysłaniu, jeśli została skutecznie zapisana na nośniku lub w poczcie elektronicznej odbiorcy. W przypadku wątpliwości obie strony zobowiązują się do zgodnego współdziałania i dostarczenia ewidencji wysłania wiadomości.

b. Strony zobowiązują się wzajemnie do niezwłocznego zawiadamiania o wszelkich zmianach danych dotyczących nazwy/firmy, adresu siedziby oraz innych mogących mieć wpływ na świadczenie usług.

12. Rozwiązanie Umowy

Każda ze Stron może rozwiązać Umowę po upływie 12 miesięcy z zachowaniem 3-miesięcznego okresu wypowiedzenia, skutecznego na koniec miesiąca kalendarzowego. Symmetrical może rozwiązać umowę bez wypowiedzenia, po upływie 14 dni od ustalonego przez koordynatorów terminu na przesyłanie dokumentów potrzebnych do rozliczeń kadrowo-płacowych, gdy dokumenty w określonym terminie nie zostały dostarczone przez Partnera do Symmetrical. W przypadku braku dokumentów lub innej podstawy do rozliczenia, Symmetrical nie ponosi odpowiedzialności za wynikające z tego faktu konsekwencje.

13. Ubezpieczenie w zakresie odpowiedzialności cywilnej

Symmetrical oświadcza, że jest ubezpieczony w zakresie odpowiedzialności cywilnej za szkody wyrządzone w związku z prowadzoną działalnością z limitem 500 000,00 zł i zobowiązuje się do posiadania stosownego ubezpieczenia (z sumą ubezpieczenia nie mniejszą niż wskazana) przez cały okres świadczenia Usług.

14. Konsekwencje obciążeń publicznoprawnych

W przypadku, gdy Symmetrical poweźmie wątpliwość co do konsekwencji obciążeń publicznoprawnych (przykładowo podatkowych lub związanych z ubezpieczeniem społecznym) przedstawionych dokumentów lub ich sposobu kwalifikacji jest zobowiązany natychmiast powiadomić o tym Partnera. Rozliczenie wynikające z takich dokumentów dokonane wbrew opinii Symmetrical może nastąpić na wyłączne, pisemne żądanie Partnera i wyłącza w tym przypadku odpowiedzialność Symmetrical.

15. Odpowiedzialność Symmetrical

Odpowiedzialność Symmetrical powstała w związku ze świadczeniem Usług ograniczona jest względem Partnera do wysokości polisy ubezpieczeniowej, o której mowa w pkt. 14 powyżej.

16. Klauzula antykorupcyjna

a. Podczas negocjowania, zawierania i wykonywania umowy Strony nie będą podejmowały żadnych działań, które mogłyby spowodować naruszenie przez Strony lub podmioty powiązane ze Stronami wszelkich mających zastosowanie przepisów dotyczących zwalczania korupcji i łapownictwa, ani nie upoważnią do tego innych osób oraz nie zezwolą im na takie działania. Zobowiązanie to ma zastosowanie w szczególności do wręczania niedozwolonych płatności, w tym gratyfikacji mających na celu ułatwienie realizacji celu urzędnikom rządowym, przedstawicielom władz państwowych i ich podwykonawcom, członkom ich rodzin i bliskim znajomym.

b. Każda ze Stron zobowiązuje się, że podczas negocjowania, zawierania i wykonywania umowy nie będzie proponować, wręczać, przyjmować, ani też nie wyrazi zgody na wręczenie lub przyjęcie przez żadnego pracownika, przedstawiciela ani inną osobę występującą w imieniu drugiej Strony żadnego niezgodnego z prawem prezentu ani korzyści, czy to w formie pieniężnej, czy innej.

c. Każda ze Stron niezwłocznie zawiadomi drugą Stronę, jeśli dowie się lub jeśli będzie miała konkretne podejrzenie wystąpienia korupcji podczas negocjowania, zawierania lub wykonywania Umowy.

d. Jeśli w związku z negocjowaniem, zawieraniem lub wykonywaniem Umowy Strona wręczy niezgodny z prawem prezent lub korzyść, czy to pieniężną, czy inną, a tym samym naruszy wzorcową klauzulę antykorupcyjną, która została określona powyżej w Umowie druga Strona może rozwiązać niniejszą Umowę ze skutkiem natychmiastowym.

18. Postanowienia końcowe

a. Jeżeli którekolwiek z postanowień niniejszego Regulaminu zostanie uznane przez sąd lub inny właściwy organ za nieważne lub niewykonalne, taka nieważność lub niewykonalność nie wpływa na ważność lub wykonalność pozostałych postanowień Regulaminu, które pozostają w pełnej mocy.

b. W sprawach nieuregulowanych w niniejszym Regulaminie mają zastosowanie przepisy Kodeksu Cywilnego oraz inne właściwe przepisy prawa.

c. Niniejszy Regulamin wraz z Umową Ramową stanowią całość porozumienia pomiędzy Stronami w zakresie przedmiotu umowy i zastępują wszelkie wcześniejsze umowy, porozumienia lub uzgodnienia, ustne lub pisemne, pomiędzy Stronami.