Obsługa kadrowo-płacowa to jeden z ważniejszych trybików napędzających prężne działanie „maszyny”, jaką jest organizacja – niezależnie od jej wielkości czy branży, w której działa. Odpowiednio zoptymalizowane procesy kadrowo-płacowe wspierają efektywność operacyjną, pomagają budować dobre relacje pracodawcy z pracownikami i ograniczają ryzyko powstawania błędów hamujących działanie firmy. W jednym z naszych poprzednich artykułów podpowiadaliśmy, jak właściwie podejść do tego zagadnienia: czy warto postawić na wewnętrzną obsługę kadr i płac, a może na outsourcing kadr i płac? Natomiast z lektury tego artykułu dowiesz się więcej o tym, czym jest kompleksowa obsługa kadrowo-płacowa, poznasz praktyczne wskazówki dotyczące wyboru najlepszego rozwiązania kadrowo-płacowego oraz korzyści, jakie ta usługa może przynieść Twojej firmie. Zapraszamy do lektury!
Kompleksowa obsługa kadrowo-płacowa polega na przejęciu przez zewnętrznego usługodawcę od in-house’owego działu kadr wszystkich działań związanych z prowadzeniem dokumentacji pracowniczej, naliczaniem wynagrodzeń, rozliczaniem składek i podatków czy kontrolowaniem przebiegu procesów kadrowo-płacowych w firmie. W ramach takich usług biuro kadrowo-płacowe zajmuje się więc m.in.:
W efekcie, dzięki kompleksowej obsłudze kadrowo-płacowej przedsiębiorca może w pełni skupić się na rozwoju swojego biznesu, zamiast poświęcać czas i środki na zajmowanie się tym obszarem we własnym zakresie.
Kompleksowa obsługa kadrowo-płacowa zlecana wyspecjalizowanej w tym obszarze zewnętrznej firmie to nic innego jak usługa znana na rynku pod nazwą outsourcing kadrowo-płacowy. Dlaczego coraz więcej firm decyduje się na takie rozwiązanie? Czy to się opłaca? Spróbujmy odpowiedzieć na to pytanie.
Nie ma wątpliwości, że profesjonalne firmy świadczące kompleksowe usługi kadrowo-płacowe muszą stale śledzić zmiany w prawie pracy i przepisach podatkowych, inwestować w odpowiednie narzędzia oraz podnosić poziom kompetencji swojego zespołu, by utrzymać wysoką jakość usług i zapewnić pełne bezpieczeństwo – prawne i operacyjne – swoim klientom. A to sprawia, że zewnętrzny partner jest w stanie bardzo efektywnie i elastycznie zarządzać kadrami i płacami, ponosząc jednocześnie najważniejsze wydatki związane z utrzymaniem wysokiej skuteczności procesów kadrowo-płacowych. Dla firmy korzystającej z outsourcingu kadr i płac jest to opłacalne rozwiązanie, ponieważ pozwala znacznie ograniczyć koszty utrzymania własnego działu.
A jeśli dodamy do tego sprawny przepływ informacji, terminowość wypłat i poprawne naliczanie składek gwarantowane przez wyspecjalizowany zespół, profesjonalna opieka kadrowa daje pracodawcy jeszcze jeden ważny zysk: przekłada się na zadowolenie i większe poczucie bezpieczeństwa osób zatrudnionych w firmie, a to z kolei – na ich lojalność, motywację i efektywność w codziennej pracy.
W rezultacie outsourcing kadr i płac to nie tylko oszczędność czasu i pieniędzy, ale także szereg korzyści o charakterze HR-owym.
Jeśli czeka Cię wybór biura kadrowo-płacowego, które zajmie się procesami kadrowo-płacowymi w Twojej firmie, to zanim podejmiesz ostateczną decyzję, koniecznie zwróć uwagę na te 5 kwestii:
Przed wyborem konkretnego rozwiązania warto zapoznać się ze szczegółową ofertą firmy świadczącej usługi kadrowo-płacowe. Sprawdź, czy obsługa rzeczywiście ma charakter kompleksowy. Czy w zakres usług wchodzi nie tylko prowadzenie akt osobowych i naliczanie wynagrodzeń, ale także np. doradztwo, wsparcie w przypadku kontroli czy przygotowywanie szczegółowych raportów?
Kolejny ważny element to doświadczenie dostawcy. Warto poszukać referencji i opinii klientów, które potwierdzą, że obsługa kadrowo-płacowa jest świadczona na wysokim poziomie.
Zwróć uwagę, czy proponowane rozwiązanie kadrowo-płacowe łatwo dostosujesz do zmieniających się potrzeb firmy. Możliwość szybkiego wdrożenia nowych funkcjonalności czy rozbudowy systemu może być kluczowa dla dynamicznie rozwijającego się przedsiębiorstwa.
Wiele firm oferujących kompleksową obsługę kadrowo-płacową zapewnia swoim klientom dostęp do platform online. W tym portali pracowniczych, za pomocą których pracownicy mogą samodzielnie i zdalnie załatwiać swoje sprawy kadrowe (np. składać wnioski o urlopy), oraz systemów kadrowo-płacowych dla HR-owców, ułatwiających m.in. rekrutacje czy onboarding. Nowoczesne, oparte na automatyzacji i coraz częściej wspierane sztuczną inteligencją narzędzia oraz programy do kadr i płac znacznie ułatwiają zarządzanie procesami kadrowo-płacowymi i zwiększają ich efektywność.
Przejrzystość w kwestii rozliczeń to podstawa. Upewnij się, że w ofercie jasno określono stawki za obsługę kadrowo-płacową. Sprawdź, czy na przykład w przypadku ewentualnego poszerzenia współpracy koszty nie staną się dla Ciebie zbyt wysokie.
Być może nadal zastanawiasz się, czy obsługa kadrowo-płacowa świadczona przez zewnętrzną firmę to rozwiązanie dla Ciebie. By ułatwić Ci ostateczny wybór, przygotowaliśmy krótkie porównanie obu opcji:
Outsourcing kadrowo-płacowy to strzał w dziesiątkę szczególnie w przypadku tych przedsiębiorstw, które szukają optymalizacji kosztów i chcą zredukować ilość czasu poświęcanego na sprawy kadrowo-płacowe.
Jednak decyzję o tym, jaka forma prowadzenia spraw kadrowo-płacowych będzie najlepsza dla Twojej firmy, musisz podjąć wyłącznie w oparciu o indywidualną charakterystykę, potrzeby i wyzwania Twojej organizacji. Potrzebujesz pomocy w podjęciu tej decyzji? Porozmawiaj z naszymi ekspertami.
Umów się na demo, aby zobaczyć, jak Symmetrical automatyzuje większość procesów kadrowo-płacowych i odciąża Twoją firmę
Brzmi dobrze! Zapisuję się na demo
.png)
.png)
.png)
