W dzisiejszym dynamicznym środowisku biznesowym, wiele firm decyduje się na outsourcing usług kadrowo-płacowych. To strategiczne posunięcie pozwala skupić się na działalności generującej przychody, powierzając kompleksowe zadania kadrowe i płacowe specjalistom. Kluczowym elementem współpracy z zewnętrznym dostawcą tych usług jest odpowiednio sformułowana umowa na usługi kadrowo-płacowe. Niniejszy artykuł omawia najważniejsze aspekty, które powinny znaleźć się w takim dokumencie, a także oferuje wzór umowy kadrowo-płacowej do pobrania i dostosowania do potrzeb Twojej firmy.
Pierwszym i najważniejszym elementem umowy jest dokładne określenie zakresu usług kadrowo-płacowych powierzonych zewnętrznemu dostawcy. Kontrakt powinien wymieniać wszystkie zadania, jakie biuro będzie wykonywać w ramach obsługi naszej firmy. Do typowych usług kadrowo-płacowych należą m.in.:
W umowie należy określić, jakie składniki wynagrodzenia będą uwzględniane, jakie potrącenia będą dokonywane, jak często będą generowane listy płac i w jaki sposób będą dostarczane (np. wersja elektroniczna, papierowa).
Umowa powinna precyzować, jakie dokumenty będą wchodzić w skład akt osobowych, jak będą one przechowywane (wersja elektroniczna, papierowa), jak często będą aktualizowane i kto będzie odpowiedzialny za ich kompletność.
W umowie należy określić, jakie typy umów cywilnoprawnych będą obsługiwane (np. umowy zlecenia, umowy o dzieło), jak będzie przebiegał proces ich sporządzania, rozliczania i ewidencjonowania.
Umowa powinna wskazywać, kto będzie odpowiedzialny za rejestrację pracowników w ZUS, zgłaszanie zmian w danych pracowników (np. zmiana stanu cywilnego, zmiana miejsca zamieszkania) oraz terminy tych czynności.
W umowie należy określić, jakie deklaracje będą sporządzane i wysyłane (np. DRA, RCA, PIT-11, PIT-4R), jak często będą one składane i w jaki sposób będą dostarczane do organów państwowych (np. wersja elektroniczna, papierowa).
Umowa może obejmować również administrację benefitami pracowniczymi, takimi jak np. karty multisport, ubezpieczenia grupowe, dofinansowanie do wczasów. W takim przypadku należy szczegółowo określić, jakie benefity będą obsługiwane i jak będzie przebiegał proces ich wdrażania i rozliczania.
Umowa powinna wskazywać, jakie raporty kadrowe będą generowane na potrzeby firmy (np. raporty o absencjach, raporty o wynagrodzeniach, raporty o kosztach pracy), jak często będą one dostarczane i w jaki sposób (np. wersja elektroniczna, papierowa).
Szczególną uwagę należy zwrócić na dane wrażliwe, takie jak informacje o stanie zdrowia, przekonaniach religijnych czy przynależności do związków zawodowych. Przetwarzanie tych danych jest obwarowane szczególnymi wymogami i wymaga wyraźnej zgody pracownika. Umowa powinna precyzyjnie określać, w jakich sytuacjach i w jakim zakresie dostawca usług będzie przetwarzał dane wrażliwe, jakie zabezpieczenia będą stosowane oraz jak będzie dokumentowana zgoda pracownika na przetwarzanie tych danych. Dodatkowo, należy uregulować kwestie dostępu do danych osobowych – określić, kto w ramach dostawcy usług będzie miał dostęp do danych pracowników i na jakich zasadach. Ważne jest również wprowadzenie mechanizmów kontroli dostępu i monitorowania czynności przetwarzania danych.
Umowa outsourcingu kadrowo-płacowego powinna jasno określać odpowiedzialność stron za ewentualne błędy lub nieprawidłowości. Warto zabezpieczyć się poprzez wymaganie od dostawcy usług posiadania ubezpieczenia OC działalności. Umowa powinna zawierać szczegółowe klauzule dotyczące odpowiedzialności za szkody wyrządzone w wyniku niewykonania lub nienależytego wykonania usług. Należy określić, w jakich sytuacjach dostawca usług ponosi odpowiedzialność za szkody (np. błędy w naliczaniu wynagrodzeń, błędy w sporządzaniu deklaracji ZUS/PIT, naruszenie przepisów RODO) i w jakiej wysokości. Warto również uregulować kwestie kar umownych za nienależyte wykonanie usług (np. za opóźnienie w przekazaniu deklaracji, za błędy w naliczeniach). Umowa powinna precyzyjnie określać procedurę zgłaszania i rozpatrywania reklamacji oraz sposób dochodzenia odszkodowania.
Kolejnym elementem zarządzania ryzykiem jest upewnienie się, że biuro outsourcingowe posiada ubezpieczenie OC (odpowiedzialności cywilnej) działalności. Wiele profesjonalnych biur rachunkowych i kadrowych ma wykupione polisy, które chronią je na wypadek roszczeń klienta z tytułu błędów. W umowie można dodać zapis, że usługodawca zobowiązuje się posiadać ważne ubezpieczenie OC na określoną sumę gwarancyjną i okazać polisę na żądanie klienta. Dla firmy stanowi to dodatkowe zabezpieczenie – w razie poważnego błędu łatwiej będzie uzyskać odszkodowanie (ubezpieczyciel pokryje roszczenie).
Umowa kadrowo-płacowa musi precyzyjnie określać wysokość i sposób naliczania opłat za świadczone usługi. Należy również ustalić terminy płatności oraz ewentualne dodatkowe koszty. Istnieje wiele modeli rozliczeń za usługi kadrowo-płacowe. Najczęściej stosowane są:
Stała kwota płacona co miesiąc, niezależnie od liczby pracowników czy dokumentów.
Opłata naliczana za każdego pracownika obsługiwanego przez dostawcę usług.
Opłata naliczana za każdy sporządzony dokument (np. lista płac, deklaracja ZUS/PIT).
Połączenie różnych modeli rozliczeń, np. ryczałt miesięczny plus stawka za pracownika.
Wybór modelu rozliczeń zależy od specyfiki działalności firmy i zakresu świadczonych usług. Negocjacje z dostawcą usług w zakresie cen i warunków płatności są często możliwe i warto z nich skorzystać.
W umowie o usługi kadrowo-płacowe należy określić czas jej trwania oraz warunki rozwiązania. Istotne jest uregulowanie kwestii okresu wypowiedzenia, a także możliwości rozwiązania umowy ze skutkiem natychmiastowym w przypadku rażącego naruszenia jej postanowień. Umowa powinna precyzyjnie określać okres wypowiedzenia (np. 1 miesiąc, 3 miesiące) oraz formę wypowiedzenia (np. pisemna, elektroniczna). W przypadku rozwiązania umowy przed terminem, należy uregulować kwestie odszkodowania dla drugiej strony. Po zakończeniu współpracy, dostawca usług jest zobowiązany do przekazania dokumentacji kadrowo-płacowej klientowi. Umowa powinna określać termin i sposób przekazania dokumentacji (np. wersja elektroniczna, papierowa). Ważne jest również uregulowanie kwestii archiwizacji danych i ich bezpiecznego przechowywania.
Współczesne rozwiązania kadrowo-płacowe często oferują integrację z systemami HR (Human Resources). Integracja ta umożliwia automatyzację wielu procesów kadrowych, takich jak np. zarządzanie urlopami, zarządzanie szkoleniami, zarządzanie talentami. Umowa powinna określać, czy i w jaki sposób będzie realizowana integracja z systemami HR, jakie dane będą przekazywane między systemami i kto będzie odpowiedzialny za bezpieczeństwo danych.
Oprócz standardowych usług kadrowo-płacowych, dostawcy usług często oferują również dodatkowe usługi, takie jak np.:
Jeśli firma korzysta z dodatkowych usług, umowa powinna szczegółowo określać zakres tych usług oraz zasady ich rozliczania.
Podpisanie umowy z zewnętrznym biurem świadczącym usługi kadrowo-płacowe to krok, który może przynieść firmie wiele korzyści – od oszczędności czasu po dostęp do eksperckiej wiedzy. Jednak aby w pełni wykorzystać te korzyści i zminimalizować ryzyka, należy zadbać o właściwe sformułowanie umowy. Powyżej omówiliśmy dziewięć kluczowych aspektów, na które trzeba zwrócić uwagę.
Podsumujmy najważniejsze wskazówki i najlepsze praktyki:
Upewnij się, że umowa wymienia wszystkie zadania, które ma wykonywać dostawca. Unikniesz w ten sposób sytuacji, gdzie jakaś istotna czynność (np. sporządzenie rocznego PIT-11 dla pracowników) nie jest objęta umową.
Wprowadź klauzule obligujące biuro do działania w oparciu o aktualne przepisy i do informowania o zmianach, które mogą wpływać na obsługę kadrowo-płacową. Prawo pracy i podatkowe ciągle ewoluuje, więc Twój partner musi za tym nadążać.
Podpisz umowę powierzenia danych osobowych i uwzględnij w kontrakcie postanowienia o zachowaniu poufności. Dane pracowników to newralgiczny zasób – ich bezpieczeństwo musi być priorytetem.
Jasno określ wysokość wynagrodzenia za usługi, model naliczania opłat, terminy płatności oraz ewentualne dodatkowe koszty. Unikniesz nieporozumień finansowych i będziesz mógł lepiej planować budżet.
Dopilnuj, by umowa wskazywała, kto pokrywa ewentualne straty przy pomyłkach. Najlepiej, aby zewnętrzny dostawca przyjął na siebie odpowiedzialność finansową za własne błędy (np. zobowiązał się pokryć kary lub odsetki). Sprawdź też, czy ma ubezpieczenie OC.
Wpisz okres wypowiedzenia, warunki wcześniejszego rozwiązania oraz procedurę przekazania dokumentów po zakończeniu współpracy. Dzięki temu nawet rozstanie z usługodawcą odbędzie się bez szkody dla obsługi pracowników.
Na końcu pamiętaj, że dobra umowa to nie wszystko – liczy się też wybór odpowiedniego dostawcy. Przed podpisaniem kontraktu warto sprawdzić referencje biura, jego doświadczenie oraz kompetencje zespołu. Gdy połączysz świadomy wybór partnera z dobrze przygotowaną umową, zyskasz pewność, że obsługa kadrowo-płacowa Twojej firmy jest w dobrych rękach, a potencjalne ryzyka zostały zminimalizowane.
Poniżej przedstawiamy krótką checklistę – listę kontrolną, która pomoże zweryfikować, czy najważniejsze elementy zostały uwzględnione w umowie z biurem kadrowo-płacowym:
.png)
.png)
.png)
